En effet, facturer dans le BTP efficacement permet de maintenir une trésorerie saine et d’éviter les retards de paiement.

En 2022, selon la Fédération Française du Bâtiment, 72 % des entreprises du BTP ont déclaré rencontrer des problèmes de retard de paiement.

Dès lors, comment bien organiser sa facturation ?

Dans cet article, nous vous proposons une méthode en 10 étapes.

Dès le devis, mettre en avant les termes de facturation

Le devis constitue la base de toute facturation réussie.

En effet, très souvent, les litiges surviennent lorsque vous ne définissez pas clairement les termes de paiement dans le devis ou le contrat.

Vous devez clairement mentionner les termes de paiement dès le début (acompte, délais, modalités de règlement, pénalités de retard, etc.).

Cela permet de prévenir toute confusion ou litige avec vos clients.

Un devis bien rédigé permet de garantir que la facturation sera transparente et cadrée.

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Utiliser des factures claires et complètes

Premièrement, une facture bien structurée vous aide à éviter des erreurs.

Ainsi, assurez-vous d’inclure :

• Numéro de la facture, date d’émission, date d’échéance.
• Mentions légales obligatoires (TVA, conditions générales de vente).
• Détails précis des prestations (travaux réalisés, matériaux, main-d’œuvre, sous-traitants, etc.).

De cette manière, une facture claire permet à votre client de comprendre rapidement ce qu’il doit payer et facilite le traitement administratif.

Facturer dans le btp : les types de facture

Il existe plusieurs types de processus de facturation possibles dans le BTP.

La facture d’acompte est émise dès le début du chantier ou à la signature du contrat. Elle permet de sécuriser une partie des paiements dès le départ.

La facture de solde ou finale est émise une fois le chantier terminé ou à une étape clé. Cette facture inclut tous les montants restants dus, après paiement des acomptes.

Vous utilisez la facture d’autoliquidation dans certains cas, notamment pour les chantiers publics. En effet, dans ce cadre, la TVA est directement autoliquidée par le client. Ainsi, environ 30 % des entreprises du secteur public dans le BTP appliquent ce dispositif (source : Insee).

Vous émettez une facture de situation en fonction de l’avancement des travaux. Cela permet de facturer progressivement le client à différentes étapes du chantier, assurant ainsi un paiement échelonné.

Mettre en place un système de relance automatisée

Aussi automatiser les relances permet de gagner du temps et d’assurer un suivi rigoureux des paiements. Cela étant dit, cette approche peut se faire en plusieurs temps.

Tout d’abord, vous devez automatiser des rappels. Cela peut être réalisé avec des outils de gestion. Il est également possible de programmer des rappels automatiques par email ou SMS avant la date d’échéance.

Ainsi, des alertes de suivi vous permettront aussi de recevoir des notifications chaque fois qu’une facture n’est pas réglée dans les délais.

Facturer dans le btp faire des rappels avant la date d’échéance

Anticipez en envoyant un rappel quelques jours avant la date limite. En effet, cela permet au client de ne pas oublier son paiement. Par exemple, un premier rappel cinq jours avant l’échéance. Il est essentiel lors de cette étape de rappeler les conditions de paiement mentionnées sur le devis et la facture.

Relancer à 15 et 30 jours par mail et téléphone

Dans le cas où le paiement n’a pas été effectué après la date d’échéance, vous devez être réactif. Relancez par mail et téléphone pour établir un contact direct avec votre client. Par exemple :

• Relance à 15 jours de retard : un email ou appel courtois rappelant la facture due.
• Relance à 30 jours de retard : un appel plus insistant, voire une lettre recommandée.

Le but est de maintenir une communication constante pour éviter les impayés prolongés.

Effectuer plusieurs relances si nécessaire

De plus, il ne faut pas hésiter à faire plusieurs relances.

D’après la Fédération du BTP, 33 % des entreprises subissent des impayés supérieurs à 90 jours, ce qui impacte lourdement leur trésorerie.

Par conséquent, effectuez plusieurs relances à intervalles réguliers si la situation ne se règle pas rapidement. Par exemple :

• Relance à 45 jours : mentionnez les conséquences légales possibles si le paiement n’est toujours pas effectué.
• Relance finale : en prévenant votre client que l’affaire sera transférée au service juridique ou à un cabinet de recouvrement si le paiement n’est toujours pas reçu.

Réduire les délais de facturation

Un autre moyen d’améliorer la gestion de la facturation est de réduire les délais de facturation. Cela étant dit, vous pouvez passer de 45 jours à 30 jours pour mieux gérer votre trésorerie. Voici quelques astuces : facturez rapidement après l’achèvement d’une étape, organisez vos processus internes pour émettre les factures dès qu’une tâche est terminée.

Le rôle des logiciels de facturation

Un logiciel de facturation adapté au BTP vous aidera à gérer efficacement toutes ces étapes.

Les avantages de temps et en efficacité ne sont plus à prouver :

• Automatisation des rappels de paiement.
• Personnalisation de vos factures en fonction des spécificités de chaque chantier.
• Suivi de l’avancement des paiements et de générer des rapports pour analyser les impayés.

De cette manière, vous devenez plus autonome dans vos décisions de dirigeant, en vous basant sur des informations fiables et concrètes.

À retenir

Bien facturer dans le secteur du BTP demande organisation et rigueur.

C’est pourquoi optez pour une méthode structurée, des factures claires et un système de relance automatisé. Votre expert-comptable BTP est là pour vous accompagner.

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