En tant que chef d’entreprise, vous êtes probablement au fait des récents développements concernant la mise en place de la facturation électronique. Cette évolution majeure va transformer la gestion des factures au sein des entreprises françaises.
Découvrez dans cet article, les éléments essentiels qui vont avoir un impact sur la gestion de vos factures.

Facturation électronique à quoi on fait référence

Quand on parle de facturation électronique, on fait référence à la dématérialisation complète du cycle de la facture.
Cela comprend les étapes suivantes : création, transmission, réception, intégration dans votre comptabilité et classement, archivage.

Il faut différencier l’émission d’une facture électronique et la numérisation d’une facture imprimée.

La facture électronique est un document créé, envoyé et reçu directement en format numérique conforme, assurant l’authenticité et l’intégrité grâce à des signatures électroniques et des systèmes de transmission sécurisés.

En revanche, la numérisation d’une facture imprimée consiste à convertir une facture papier en un fichier numérique, principalement pour l’archivage ou la gestion électronique. Mais elle nécessite souvent des validations supplémentaires pour la conformité légale.
Tandis que la facturation électronique facilite l’automatisation complète des processus, la numérisation est une étape intermédiaire pour réduire l’utilisation de papier et améliorer l’accès aux documents.

Enfin, les factures électroniques émises devront respecter une norme et des mentions spécifiques, parmi lesquelles : numéro de SIREN, l’adresse de livraison du bien s’il diffère de l’adresse du client, mentionner s’il s’agit de livraison de bien ou de prestation de service ou les deux…

Les objectifs et avantages de cette mise en place

La mise en place de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs et présente de nombreux avantages.

Tout d’abord, en digitalisant le processus de facturation, il devient plus difficile de manipuler les données fiscales. En effet, cette transition contribue à réduire les fraudes fiscales et à renforcer l’intégrité du système fiscal.

Par ailleurs, on estime que la généralisation de la facturation électronique pourrait engendrer des économies considérables, de l’ordre de 20 à 25 milliards d’euros. Ces gains résultent principalement de la diminution des coûts administratifs et de l’optimisation de la gestion des ressources.

Des gains économiques significatifs

De plus, la collecte automatique des données de facturation facilitera un pré-remplissage précis des déclarations de TVA, simplifiant ainsi les obligations fiscales des entreprises. En savoir plus sur la TVA, lisez cet article

En outre, la rapidité accrue dans le traitement des factures favorisera des cycles de paiement plus courts, ce qui améliorera la trésorerie des entreprises et renforcera leur compétitivité sur le marché.

Par ailleurs, les systèmes de facturation électronique intègrent des mesures de sécurité avancées, telles que les signatures électroniques, garantissant ainsi l’authenticité et l’intégrité des documents échangés.

De plus, en automatisant les processus de facturation, les risques d’erreurs humaines seront réduits. Cela se traduira par une meilleure fiabilité des données financières et une simplification des processus de vérification.

En conséquence, les tâches manuelles liées à la gestion des factures seront considérablement réduites, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée, notamment l’amélioration des services aux clients.

Enfin, la fluidité des échanges de factures et la rapidité de traitement renforceront la relation entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux, favorisant ainsi une collaboration plus efficace et harmonieuse.

D’autre part, cette évolution représente également une opportunité pour notre profession, les experts-comptables. En effet, en allégeant les tâches administratives liées à la gestion des factures, la facturation électronique permettra de dégager du temps pour apporter davantage de conseil et d’accompagnement stratégique aux dirigeants d’entreprise.

Comment se préparer et mettre en place la facturation électronique ?

Ainsi, pour se conformer à cette nouvelle réglementation, les entreprises vont devoir s’équiper afin de pouvoir émettre et réceptionner leurs factures sous format électronique.

Tout d’abord, les factures de vos fournisseurs seront envoyées sous forme électronique via la plateforme que vous aurez sélectionnée. À ce sujet, plusieurs options s’offrent à vous : il peut s’agir de la plateforme utilisée par votre fournisseur, d’une autre plateforme distincte ou encore du portail public de facturation.

De la même manière, pour émettre des factures à vos clients, vous devrez obligatoirement passer par les services d’une plateforme dédiée.

À cet égard, il est important de noter que vous avez le choix entre deux types de plateformes de dématérialisation :

Le Portail Public de Facturation (PPF), qui est la plateforme officielle mise en place par l’État.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui sont des tiers de confiance immatriculés et certifiés auprès des organismes fiscaux.

Conseil en amont, votre actuel logiciel comptable est peut-être connectable à une des deux plateformes.

Facturation électronique et e-reporting

Ainsi, la facturation électronique (ou e-invoicing) concerne l’ensemble des opérations assujetties à la TVA et réalisées sur le territoire national. En conséquence, les entreprises ont l’obligation de transmettre à l’administration fiscale les données détaillées de leurs transactions.

Plus précisément, cela inclut des éléments essentiels tels que le montant de la facture, la date d’émission, le numéro de la facture, ainsi que les informations relatives aux parties impliquées dans la transaction.

Par ailleurs, les entreprises doivent également fournir des informations sur les paiements associés aux factures. Cela concerne notamment les dates de paiement et les montants réglés, afin d’assurer une traçabilité complète des opérations.

Tous les détails

Les transactions non couvertes par la facturation électronique, comme celles réalisées avec des particuliers (B2C) ou des entreprises situées en dehors du territoire français, sont soumises à l’e-reporting. Les transactions intracommunautaires et les exportations font également partie des opérations nécessitant un e-reporting.
Les informations spécifiques à transmettre incluent les détails des transactions telles que le montant de la transaction, la nature des biens ou services vendus, la date de la transaction et les informations sur les parties prenantes.
Pour les transactions avec des entreprises étrangères, des informations supplémentaires peuvent être requises, comme les numéros de TVA des parties étrangères.
L’objectif de l’e-reporting est de fournir une vue d’ensemble des transactions commerciales, même celles non couvertes par la facturation électronique.

Ces déclarations peuvent être fastidieuses, pour éviter les erreurs et si vous avez des questions, contacter nos expert-comptables,

Calendrier de la mise en place : les dates clés

Première étape  / 1er janvier 2020 : Les entreprises fournissant des services ou des biens aux administrations publiques doivent utiliser la plateforme Chorus Pro pour soumettre leurs factures électroniques.

Seconde étape  / 1er juillet 2024 : Les entreprises peuvent, sur une base volontaire, commencer à émettre et recevoir des factures électroniques pour les transactions B2B (transactions commerciales qui ont lieu entre deux entreprises). Cette phase permet aux entreprises de se familiariser avec les processus et les outils avant que l’obligation ne devienne stricte.

Troisième étape  /1er septembre 2026 : Déploiement pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.

Quatrième étape  /1er septembre 2027 : Déploiement pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Enfin, retrouvez toutes les questions des chefs d’entreprise dans la faq facturation électronique disponible sur le site du gouvernement.

Conclusion

La facturation électronique constitue une avancée majeure pour les entreprises françaises, offrant de nombreux avantages : gain de temps, réduction des erreurs, diminution du papier et fluidification des processus.

En préparant votre entreprise dès aujourd’hui, vous assurerez une transition en douceur et pourrez bénéficier pleinement des opportunités offertes par cette transformation numérique.

Pour finir, n’hésitez pas à consulter nos experts-comptables pour vous accompagner dans cette transition.

Découvrez toutes les ressources misent à votre disposition. Philix les experts-comptables qui voient loin pour vous.