Mise en place de la facturation électronique

En tant que chef d’entreprise, vous êtes probablement au fait des récents développements concernant la mise en place de la facturation électronique. Cette évolution majeure va transformer la gestion des factures au sein des entreprises françaises.
Découvrez dans cet article, les éléments essentiels qui vont avoir un impact sur la gestion de vos factures.  

Facturation électronique à quoi on fait référence

Quand on parle de facturation électronique, on fait référence à la dématérialisation complète du cycle de la facture. Cela comprend les étapes suivantes : création, transmission, réception, intégration dans votre comptabilité et classement, archivage.

Il faut différencier l’émission d’une facture électronique et la numérisation d’une facture imprimée.

La facture électronique est un document créé, envoyé et reçu directement en format numérique conforme, assurant l’authenticité et l’intégrité grâce à des signatures électroniques et des systèmes de transmission sécurisés.
En revanche, la numérisation d’une facture imprimée consiste à convertir une facture papier en un fichier numérique, principalement pour l’archivage ou la gestion électronique, mais nécessite souvent des validations supplémentaires pour la conformité légale.
Tandis que la facturation électronique facilite l’automatisation complète des processus, la numérisation est une étape intermédiaire pour réduire l’utilisation de papier et améliorer l’accès aux documents.

Les factures électroniques émises devront respecter une norme et des mentions spécifiques, parmi lesquelles : numéro de SIREN, l’adresse de livraison du bien s’il diffère de l’adresse du client, mentionner s’il s’agit de livraison de bien ou de prestation de service ou les deux…

Les objectifs et avantages de cette mise en place

La mise en place de la facturation électronique vise à atteindre plusieurs objectifs et offre divers avantages significatifs.

En digitalisant le processus de facturation, il devient plus difficile de manipuler les données fiscales, ce qui contribue à réduire les fraudes fiscales et à améliorer l’intégrité du système fiscal.

On estime que la transition vers la facturation électronique pourrait générer des économies de l’ordre de 20 à 25 milliards d’euros, principalement en réduisant les coûts administratifs et en optimisant la gestion des ressources.
La collecte automatique des données de facturation permettra un pré-remplissage précis de la déclaration de TVA, et simplifie les obligations fiscales pour les entreprises. En savoir plus sur la TVA, 👉 lisez cet article 

La rapidité accrue dans le traitement des factures favorise des cycles de paiement plus courts, ce qui améliore la trésorerie des entreprises et renforce leur compétitivité sur le marché.
Les systèmes de facturation électronique intègrent des mesures de sécurité avancées, comme les signatures électroniques, garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents échangés.

En automatisant les processus de facturation, les risques d’erreurs humaines sont réduits, ce qui améliore la fiabilité des données financières et simplifie les processus de vérification. Les tâches manuelles liées à la gestion des factures sont considérablement réduites, libérant ainsi du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée et pour améliorer les services aux clients.
La fluidité des échanges de factures et la rapidité de traitement renforcent la relation entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux, pour une collaboration plus efficace et harmonieuse.

Également pour notre profession, les experts-comptables, cette transition représente une opportunité. En déchargeant les tâches de gestion des factures, la facturation électronique permet de dégager du temps pour apporter davantage de conseil et d’accompagnement stratégiquement auprès des dirigeants d’entreprise.

Comment se préparer et mettre en place la facturation électronique ?

Les entreprises vont devoir s’équiper pour émettre et réceptionner les factures.
Les factures de vos fournisseurs seront envoyées sous forme électronique via la plateforme que vous avez sélectionnée. Cette plateforme peut être celle utilisée par votre fournisseur, une autre plateforme distincte ou le portail public de facturation.
De même, pour émettre les factures à vos clients, vous devez utiliser les services d’une plateforme. 

Vous pouvez faire le choix entre deux types de plateforme de dématérialisation :
Le PPF, Portail Public de Facturation, est la plateforme mise en place par l’État et la PDP , Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un tiers de confiance immatriculé et certifié auprès des organismes fiscaux.

 👉 Conseil en amont, votre actuel logiciel comptable est peut-être connectable à une des deux plateformes.

Facturation électronique et e-reporting

Est concerné par la facturation électronique (ou e – invoicing) l’ensemble des opérations assujetties à la TVA et réalisées sur le territoire national. Les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale les données détaillées de leurs transactions.
Cela inclut des données telles que le montant de la facture, la date d’émission, le numéro de la facture, et les détails des parties impliquées dans la transaction.
Les informations sur les paiements associés aux factures, comme les dates de paiement et les montants payés, doivent également être transmises.

Les transactions non couvertes par la facturation électronique, comme celles réalisées avec des particuliers (B2C) ou des entreprises situées en dehors du territoire français, sont soumises à l’e-reporting. Les transactions intracommunautaires et les exportations font également partie des opérations nécessitant un e-reporting.
Les informations spécifiques à transmettre incluent les détails des transactions telles que le montant de la transaction, la nature des biens ou services vendus, la date de la transaction et les informations sur les parties prenantes.
Pour les transactions avec des entreprises étrangères, des informations supplémentaires peuvent être requises, comme les numéros de TVA des parties étrangères.
L’objectif de l’e-reporting est de fournir une vue d’ensemble des transactions commerciales, même celles non couvertes par la facturation électronique.

Ces déclarations peuvent être fastidieuses, pour éviter les erreurs et si vous avez des questions, contacter nos expert-comptables, 

Calendrier de la mise en place : les dates clés

1er janvier 2020 : Les entreprises fournissant des services ou des biens aux administrations publiques doivent utiliser la plateforme Chorus Pro pour soumettre leurs factures électroniques.

1er juillet 2024 : Les entreprises peuvent, sur une base volontaire, commencer à émettre et recevoir des factures électroniques pour les transactions B2B (transactions commerciales qui ont lieu entre deux entreprises). Cette phase permet aux entreprises de se familiariser avec les processus et les outils avant que l’obligation ne devienne stricte.

1er septembre 2026  : Déploiement pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.

1er septembre 2027 :  Déploiement pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Retrouvez toutes les questions des chefs d’entreprise dans la faq facturation électronique disponible 👉 sur le site du gouvernement.

Conclusion

La mise en place de la facturation électronique représente une avancée significative pour les entreprises françaises, offrant des bénéfices notables tels gains de temps, réduction du risque d’erreur, réduction du papier, circuit plus court de facturation….
En préparant dès maintenant votre entreprise à cette transition, vous vous positionnez non seulement pour respecter les obligations légales à venir, mais aussi pour tirer parti des avantages compétitifs et organisationnels que la facturation électronique offre.
Pour en savoir plus sur la façon de vous préparer et d’implémenter la facturation électronique, n’hésitez pas à consulter nos experts-comptables.